Teamassistenz (m/w/d)

Sichere Branche • Geregelte Arbeitszeiten • Gründliche Einarbeitung

Unser Kunde ist Teil eines etablierter Verbands mit rund 15 Mitarbeitenden und über 300 Mitgliedern. Die Branche gilt als besonders sicher und stabil. Die Zusammenarbeit ist geprägt von Verlässlichkeit, Kollegialität und langfristigem Denken.

Für die Nachfolge einer langjährigen Mitarbeiterin (über 30 Jahre im Unternehmen), die Ende nächsten Jahres in den Ruhestand geht, suchen wir eine zuverlässige, sorgfältige und gut organisierte Teamassistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Die Aufgaben werden im Zuge der Nachfolge neu aufgeteilt, sodass sich diese Position klar auf die klassischen Assistenzaufgaben konzentriert. Für Sie bedeutet das: ausreichend Zeit für eine gründliche Einarbeitung sowie ein gut strukturiertes, überschaubares Aufgabenfeld.

• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im Tagesgeschäft

• Klassische Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Terminorganisation, Korrespondenz, Telefon, Post, Ablage)

• Vorbereitung von Sitzungen, Meetings und Veranstaltungen

• Pflege und Verwaltung interner Daten, Unterlagen und Mitgliederinformationen

• Erstellung, Formatierung und Versand von Dokumenten und Protokollen

• Ansprechpartner*in für interne und externe Kontakte

• Optional: perspektivische Weiterentwicklung in kaufmännisch-IT-nahe Themen

Arbeitszeit & Struktur

Diese Position bietet sehr geregelte Arbeitszeiten.

• Arbeitsbeginn in der Regel: 8:00 Uhr

• Arbeitsende in der Regel: 17:00 Uhr

Da diese Zeiten zugleich die Servicezeiten für Mitglieder und externe

Ansprechpartner sind, ist Pünktlichkeit und Verlässlichkeit in diesem Zeitraum besonders wichtig. Ein gewisses Maß an Flexibilität ist möglich – aber die Kernzeiten stehen im Mittelpunkt.

Wir suchen eine Persönlichkeit, auf die man sich verlassen kann. Essentiell sind Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und ein stets höfliches, ruhiges Auftreten.

• Berufserfahrung in Assistenz-, Teamassistenz- oder administrativen Aufgaben

• Sehr strukturierte, sorgfältige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise

• Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

• Gute IT-Affinität (insbesondere MS Office)

• Kommunikationsstark, freundlich, teamorientiert

• Freude an langfristiger Zusammenarbeit in einer stabilen Branche

Sicherheitsrelevanter Hinweis

Im späteren Bewerbungsprozess (nach dem ersten oder zweiten Gespräch) wird ein polizeiliches Führungszeugnis angefordert.

• Einen äußerst sicheren Arbeitsplatz in einer stabilen Verbandsbranche

• Langfristige Perspektive mit echter Planungssicherheit

• Intensive, mehrmonatige Einarbeitung

• Ein kleines, wertschätzendes Team

• Klar definierte Prozesse und ein strukturiertes Aufgabenfeld

• Option auf spätere Weiterentwicklung in kaufmännisch-IT-nahe Themen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!