Office Manager (m/w/d)

Excellence ist als internationaler Technologiepartner für Engineering & IT Dein Weg zu begeisternden Projekten, in denen Du den Unterschied machst. Wir operieren in 6 verschiedenen Branchen für globale Konzerne sowie Weltmarktführer des Mittelstands in modernen Planungs- und Entwicklungsprojekten. Unser vielfältiges Team von mehr als 270 Kolleg:innen kommt aus 48 Nationen und ist vereint in unserer Begeisterung für Technologie und Nachhaltigkeit. Dabei lautet unsere Mission „Engineers, save the earth!“ und unsere Green Tech Jobs schaffen Nachhaltigkeit – Join Excellence!

Bewirb Dich jetzt auf diesen Job oder initiativ auf unserer Website excellence.ag.

• Du managst den gesamten Bürobetrieb und das Dokumentenmanagement auf der Baustelle.

• Du unterstützt die Bau- und Oberbauleitung bei der täglichen Projektabwicklung.

• Du legst eigenständig das Baustellenarchiv bzw. Document-Control-Center an und hältst alle Unterlagen aktuell.

• Du pflegst revidierte Bauzeichnungen, Spezifikationen und Dokumente sowohl digital als auch in Papierform.

• Du betreust den SharePoint und sorgst für eine strukturierte Ablage im Dokumentenmanagementsystem.

• Du erstellst und verwaltest projektübergreifende Dokumentationen, insbesondere zur Inbetriebnahme.

• Du übernimmst klassische Büromanagementaufgaben wie Materialbestellung, Terminorganisation, Besprechungsvorbereitung und Protokollführung.

• Du erfasst Daten im SAP-System, z. B. für Material- oder Lieferscheinerfassungen.

• Du führst die digitale Baustellensicherheitsakte in Zusammenarbeit mit dem Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator.

• Du hast eine Ausbildung als Bürokauffachkraft, Technischer Zeichnerin oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Du verfügst über fundierte Kenntnisse in der elektronischen Dokumentenverwaltung und arbeitest sicher mit Ablage- und Verwaltungssystemen wie SAP, Access und Microsoft SharePoint.

• Du bringst ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Organisationstalent und Improvisationsfähigkeit mit und arbeitest gerne im Team.

• Du kannst Dich schnell in projektspezifische, technisch-organisatorische Themen einarbeiten.

• Du bist bereit, bei längerer Anreise zur Baustelle gegebenenfalls vor Ort zu wohnen, um eine verlässliche Präsenz von Montag bis Freitag sicherzustellen.

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

• Du gehst sicher mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, SharePoint) um.

• Gesundheit und Fitness: Bleib fit und aktiv mit unserer Urban Sports Club-Mitgliedschaft

• Exklusive Rabatte: Sichere Dir attraktive Rabatte durch unser Corporate Benefits-Programm

• Work-Life-Balance: Genieße flexible Arbeitszeiten und 30 +1 Urlaubstage, um Beruf und Privatleben perfekt zu verbinden

• Stetige Weiterbildung: Wachse über Dich hinaus mit persönlichen und beruflichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten

• Sinnvolle Arbeit: Deine Tätigkeit hat einen echten Impact und trägt dazu bei, die Welt positiv zu verändern

• Vielfalt und Inklusion: Arbeite in einem internationalen Team aus 48 Nationen und fühle Dich bei uns willkommen und wertgeschätzt

• Attraktive Vergütung: Freue Dich auf eine faire Bezahlung nach Tarif und umfangreiche Sozialleistungen

• Abwechslung: Deine Projekte sind zukunftsweisend und begeistern, wir bieten Dir vielseitige Branchen und Projekte